Τα αρχεία PDF βρίσκονται παντού. Το πρότυπο Portable Document Format αναπτύχθηκε από την εταιρεία Adobe, γνωστή και για τα Photoshop και Flash, μεταξύ άλλων, στις αρχές των 90s, ως ένα πρότυπο αρχείων έντυπου κειμένου, το οποίο θα διατηρούσε την εμφάνισή του, ανεξαρτήτως του υπολογιστή στον οποίο ανοίγει. Για να το καταφέρει αυτό, η Adobe σχεδίασε το PDF με τέτοιο τρόπο ώστε, μέσα στο εκάστοτε αρχείο, να περιέχονται τα πάντα: το ίδιο το κείμενο, τυχόν εικόνες, αντικείμενα διανυσματικών γραφικών, αλλά και οι ίδιες οι γραμματοσειρές που χρησιμοποιούνται, μαζί με πληροφορίες για το μέγεθος της κάθε σελίδας και το που και πως θα εμφανίζονται όλα αυτά. Ο στόχος ήταν, το κάθε αρχείο PDF να μπορεί να εμφανιστεί ακριβώς ίδιο σε οποιοδήποτε υπολογιστικό σύστημα αλλά και εκτυπωμένο, χωρίς να χρειάζεται άλλα αρχεία.

Το πρόβλημα, όμως, είναι πως η δημιουργία και – πολύ περισσότερο – η επεξεργασία ενός αρχείου PDF απαιτούσε το Acrobat, το πρόγραμμα επεξεργασίας αρχείων PDF της Adobe. Όσο το πρότυπο PDF γινόταν όλο και πιο δημοφιλές για αρχεία κειμένου, τόσο αύξαναν οι χρήστες που ήθελαν να επεξεργαστούν τέτοια αρχεία. Για πολλά χρόνια, όμως, το PDF ήταν κλειστό πρότυπο. Από το 2008, όμως, το πρότυπο είναι ανοικτό και η ίδια η Adobe έχει παραχωρήσει όλες τις ευρεσιτεχνίες που είναι απαραίτητες για υλοποιήσεις προγραμμάτων συμβατών με το PDF.

To Office «διαβάζει» PDF

Η ίδια η Microsoft για χρόνια αγνοούσε το PDF ως πρότυπο και, παρά τις παρακλήσεις των χρηστών του Office και ιδιαιτέρως του Word, δεν πρόσφερε κανενός είδους συμβατότητα. Τα πράγματα, όμως, άλλαξαν. Ήδη από το Office 2007 υπήρχε η εγγενής δυνατότητα μετατροπής αρχείων του Office σε PDF, όμως αυτό δεν ήταν αρκετό. Έτσι, από την έκδοση 2013, το Word μπορεί να ανοίξει αρχεία PDF και να τα επεξεργαστεί!

Η διαδικασία είναι απλούστατη: Ανοίγεις το αρχείο PDF από το File>Open, σαν να ανοίγεις ένα κανονικό αρχείο DOC. Το Word θα σε ειδοποιήσει πως θα δημιουργήσει ένα αντίγραφο του PDF και θα μετατρέψει τα περιεχόμενά του σε μορφή την οποία να μπορεί να επεξεργαστεί, αφήνοντας το πρωτότυπο αρχείο PDF άθικτο. Έπειτα, μπορείς να αλλάξεις ό,τι θέλεις στο νέο αυτό αρχείο και να το αποθηκεύσεις.

Μια υποσημείωση, όμως: λόγω της φύσης των αρχείων PDF και της θεμελιώδους διαφοράς τους από τον τρόπο που λειτουργεί το Word, δεν είναι 100% εγγυημένο πως το Word θα διατηρήσει την αρχική μορφή του PDF αναλλοίωτη. Πιο συγκεκριμένα, όσο πιο πολύπλοκη είναι η δομή των αντικειμένων στο PDF, τόσο πιο πιθανό είναι να υπάρξουν προβλήματα στην εμφάνιση. Για απλά αρχεία κειμένου, όμως, με λίγα άλλα αντικείμενα, όπως εικόνες, πίνακες ή διανυσματικά σχήματα, είναι πολύ πιθανό να μην αλλάξει τίποτε.

Το Office στις τελευταίες του εκδόσεις υποστηρίζει πλήρως αρχεία PDF. Αν δεν έχεις κάποια (πρόσφατη) έκδοση, όμως, υπάρχουν και άλλα δωρεάν προγράμματα που μπορείς να δοκιμάσεις. Για παράδειγμα, το LibreOffice έχει κι αυτό τη δυνατότητα επεξεργασίας αρχείων PDF, ενώ υπάρχουν και πολλά άλλα, εμπορικά ή μη προγράμματα, αλλά και on-line.

Σε κάθε περίπτωση, τα PDF πλέον δεν είναι τα «κλειδωμένα» αρχεία που δεν μπορείς να ακουμπήσεις. Μπορείς να τα επεξεργαστείς από όλα τα δημοφιλή προγράμματα που ήδη ξέρεις και χρησιμοποιείς.