Σήμερα μπορεί κανείς να βρει αρκετές εναλλακτικές στα ημερολόγια του Outlook, και λίγοι εξακολουθούν να διαχειρίζονται τα tasks τους μέσω αυτού.
Ή μέσα από το Wunderlist, που η Microsoft αγόρασε, μόνο για να διακόψει την ανάπτυξη του μήνες αργότερα.
Ή το To-Do, που μάλλον δεν είχε την αποδοχή που η εταιρεία εκτιμούσε – και που ακόμη βρίσκεται στη σκιά του Wunderlist, που υποτίθεται θα αντικαθιστούσε.
Να, όμως, που τώρα η Microsoft έχει μια ακόμα καλύτερη πρόταση όσον αφορά στη διαχείριση εργασιών. Το Lists είναι ήδη πιο ευέλικτο και πλούσιο σε δυνατότητες από τα tasks του Outlook, το Wunderlist, και το To-Do. Μπορείς να το δοκιμάσεις με μια επίσκεψη στη σελίδα της Microsoft που λειτουργεί ως πύλη για την τρέχουσα δοκιμαστική έκδοση της υπηρεσίας. Αν προλάβεις, αφού η πρόσβαση θα περιοριστεί προσωρινά στους πρώτους 200.000 λογαριασμούς Microsoft που θα το επιχειρήσουν.
Ομολογουμένως, ο χώρος της διαχείρισης εργασιών και συνεργασίας είναι, τώρα πια, υπερκορεσμένος. Υπάρχουν κυριολεκτικά εκατοντάδες λύσεις που παλεύουν για την προτίμηση των χρηστών. Γιατί, λοιπόν, να επιλέξει κανείς το Lists σε σχέση με εναλλακτικές, πολλές από τις οποίες είναι εδραιωμένες εδώ και χρόνια;
Όπως και με το OneNote της εταιρείας, η βασική υπερδύναμη του Lists μοιάζει να είναι η ευελιξία και προσαρμοστικότητα του στις ανάγκες του χρήστη. Αντί να περιορίζεται σε μια μέθοδο οργάνωσης, περιμένοντας τον χρήστη να τη… συνηθίσει, παρέχει εναλλακτικούς τρόπους οργάνωσης, πρόσβασης, και απεικόνισης των ίδιων δεδομένων.
Μπορεί κανείς, δηλαδή, να καταχωρήσει στο Lists μια λίστα εργασιών, όπως θα έκανε με μια λύση σαν το ανταγωνιστικό Google Tasks. Στη συνέχεια, όμως, μπορεί αν θέλει να δει τα περιεχόμενα της λίστας με τη μορφή ημερολογίου, πλέγματος, γκαλερί, κ.λπ. Έτσι, αντί να περιορίζεται κανείς από την ίδια την εφαρμογή σε λίστες ή πίνακες Kanban, αντί να πρέπει να χρησιμοποιεί παράλληλα μια task list στο smartphone και ένα ημερολόγιο στο desktop, μπορεί να τα έχει όλα στην ίδια λύση.
Αντίθετα με τις τυπικές λίστες εργασιών (task lists), οι καταχωρήσεις στο Lists δεν χρειάζεται να είναι κατ’ ανάγκη ένα τυπικό “task”. Μπορεί να είναι εκτενέστερες εγγραφές, από μια μικρή σημείωση μέχρι ένα ολόκληρο κείμενο. Να σχετίζονται και συνδέονται, να οργανώνονται με tags ή σε ομάδες/κατηγορίες. Ένας ή περισσότεροι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στο ίδιο περιεχόμενο, να εργάζονται παράλληλα σε μικρότερες ενότητες μεγαλύτερων projects, να παίζουν με κείμενα, εικόνες, screenshots, video, και αρχεία PDF.
Συνήθως η σύγκριση τέτοιων ευέλικτων και ευμετάβλητων λύσεων είναι δύσκολη, αλλά η ίδια η φύση και προσαρμοστικότητα τους εντάσσει αυτές τις εφαρμογές σε μια νέα κατηγορία λογισμικού και υπηρεσιών, που ισορροπεί ανάμεσα στην οργάνωση, τη διαχείριση projects, και τη λήψη σημειώσεων. Μερικοί από τους γνωστότερους εκφραστές του υβριδικού αυτού είδους είναι το Notion και το Roam Research, με το νεότερο Obsidian να τα πλησιάζει απειλητικά, αποκτώντας συνεχώς νέες δυνατότητες. Τώρα, το Lists της Microsoft κατάφερε να… τρυπώσει ανάμεσα τους, παρέχοντας παραπλήσιες λειτουργίες και την υπόσχεση καλύτερης συνεργασίας με το δεδομένο offline Microsoft Office και την online εκδοχή του, Microsoft 365.
Για την ώρα, το Microsoft Lists όχι μόνο δέχεται έναν περιορισμένο αριθμό χρηστών όσο βρίσκεται σε δοκιμαστική περίοδο, μα παρουσιάζεται και ως μια αποκλειστικά online λύση.
Το θετικό με αυτό είναι πως, έτσι, είναι προσβάσιμο από οποιαδήποτε πλατφόρμα, και λειτουργεί παντού με τον ίδιο τρόπο.
Το προφανές αρνητικό είναι πως μη παρέχοντας αυτόνομες εφαρμογές που να μπορούν να εγκατασταθούν τοπικά σε έναν υπολογιστή, smartphone, ή tablet, απαιτεί την ύπαρξη σύνδεσης στο Internet για τη χρήση του.
Ως έχει, είναι μια από τις πιο αξιόλογες λύσεις οργάνωσης, διαχείρισης εργασιών, και λήψης σημειώσεων, που σίγουρα αξίζει να δοκιμάσεις με μια επίσκεψη στο επίσημο site του. Θα προτείναμε, όμως, να μην βασιστείς σε αυτό για τις σημειώσεις και υποχρεώσεις που θα ήθελες να παραμένουν διαθέσιμες όταν δεν είναι εφικτή η πρόσβαση στο Internet.